บริษัทสนับสนุนด้านเทคนิคหลายแห่งดูเหมือนจะไม่เข้าใจว่าลูกค้าคือแรงผลักดันที่อยู่เบื้องหลังธุรกิจของพวกเขา และเป็นสิทธิ์ของพวกเขาที่จะบ่นเมื่อใดก็ตามที่พวกเขารู้สึกไม่พอใจกับบริการที่ได้รับ
บริษัทสนับสนุนด้านเทคนิคที่ดีที่สุดจะไม่เพียงแต่หาวิธีที่ดีที่สุดในการแก้ไขข้อร้องเรียนเหล่านี้เท่านั้น แต่ยังพิจารณาข้อร้องเรียนแต่ละข้อว่าเป็นโอกาสในการปรับปรุงบริการของตนโดยทำตามวิธีการง่ายๆ เหล่านี้
1. การกระทำที่รวดเร็ว
เมื่อได้รับคำร้องเรียนจากลูกค้า พวกเขาจะดำเนินการโดยเร็วที่สุด ไม่ว่าจะเป็นคำขอโทษธรรมดาๆ หรือการคืนเงิน การดำเนินการที่รวดเร็วทำให้ลูกค้ารู้สึกสบายใจในขณะที่ปลูกฝังความรู้สึกภักดีในตัวเขา จากนั้นลูกค้าอาจใช้บริการของพวกเขาอีกครั้งเนื่องจากพวกเขาจัดการกับปัญหาของเขาในเวลาที่เหมาะสม
2. การตอบสนองอย่างมืออาชีพ
ในขณะที่บริษัทสนับสนุนด้านเทคนิคหลายแห่งอาจปัดข้อร้องเรียนของลูกค้าหากพวกเขารู้สึกว่าไร้สาระเกินไป บริษัทสนับสนุนด้านเทคนิครายใหญ่ดำเนินการกับข้อร้องเรียนแต่ละข้ออย่างจริงจัง และรับฟังข้อร้องเรียนแต่ละข้ออย่างตั้งใจ โดยไม่คำนึงถึงลักษณะการร้องเรียน จากนั้นพวกเขาก็ตอบกลับลูกค้าแต่ละรายด้วยความเป็นมืออาชีพและความสุภาพที่เราคาดหวังจากพวกเขา
3. สร้างความมั่นใจให้กับลูกค้า
ไม่มีอะไรน่าผิดหวังมากไปกว่าความรู้สึกว่าการร้องเรียนของคุณไม่ได้รับการดำเนินการอย่างจริงจัง บริษัทสนับสนุนด้านเทคนิคจะจัดการกับปัญหานี้โดยแจ้งปัญหาให้ลูกค้าทราบซ้ำๆ และให้พวกเขาประเมินว่าพวกเขารู้สึกว่าปัญหาสามารถแก้ไขได้อย่างไรพร้อมกับเวลาที่ต้องใช้
4. การขอบคุณลูกค้า
การขอบคุณลูกค้าที่เพิ่งยื่นเรื่องร้องเรียนอาจฟังดูงี่เง่า แต่พวกเขากำลังทำประโยชน์ให้บริษัทอย่างมากด้วยการช่วยพวกเขาปรับปรุงธุรกิจของพวกเขา ข้อดีอีกประการของการขอบคุณลูกค้าคือช่วยให้อารมณ์แจ่มใสขึ้น
5. ติดตามข้อร้องเรียนของลูกค้า
เมื่อยื่นเรื่องร้องเรียนแล้ว บริษัทสนับสนุนด้านเทคนิครายใหญ่จะทำให้แน่ใจว่าปัญหาเฉพาะนั้นจะไม่เกิดขึ้นอีก พวกเขาทำสิ่งนี้โดยการติดตามข้อร้องเรียนแต่ละข้อและเปิดเผยสาเหตุที่แท้จริงและจัดการกับมัน ประโยชน์อีกประการของการติดตามข้อร้องเรียนคือช่วยให้พวกเขาระบุรูปแบบได้ ดังนั้น จึงสามารถระบุและแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ก่อนที่จะนัดหยุดงานลูกค้า
6. แบบฟอร์มการร้องเรียนของลูกค้า
อาจมีลูกค้าบางรายที่อาจไม่พอใจกับบริการที่ได้รับ แต่ด้วยเหตุผลบางประการ พวกเขาไม่ต้องการแจ้งข้อกังวลผ่านทางโทรศัพท์ แทนที่จะสูญเสียลูกค้าเหล่านี้ไป บริษัทสนับสนุนด้านเทคนิคชั้นนำทุกแห่งจะขอให้พวกเขากรอกแบบฟอร์มการร้องเรียนบนเว็บไซต์ของตน จากนั้นจึงโทรหาลูกค้าเหล่านี้หากทำได้
ด้วยการทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้ บริษัทสนับสนุนด้านเทคนิคสามารถมั่นใจได้ว่าแม้แต่ขั้นตอนการยื่นเรื่องร้องเรียนก็เป็นประสบการณ์ที่น่าพึงพอใจสำหรับลูกค้า
